Doel
Het doel van dit beleid is om controles in te stellen die ervoor zorgen dat alle toepasselijke anti-omkopings- en corruptieregelgeving wordt nageleefd, en om ervoor te zorgen dat de onderneming op een maatschappelijk verantwoorde manier zaken doet.
Omkoping is het aanbieden, beloven, geven, aanvaarden of vragen van een voordeel als een aansporing tot een handeling die illegaal is of een schending van vertrouwen. Een steekpenning is een stimulans of beloning die wordt aangeboden, beloofd of verstrekt om een commercieel, contractueel, reglementair of persoonlijk voordeel te behalen.
Het is ons beleid om al onze zaken op een eerlijke en ethische manier te doen. Wij tolereren geen enkele vorm van omkoping of corruptie. Wij verbinden ons ertoe professioneel, eerlijk en met integriteit te handelen in al onze zakelijke transacties en relaties, waar wij ook actief zijn, en doeltreffende systemen in te voeren en te handhaven om omkoping tegen te gaan.
Wij zullen ons houden aan alle wetten inzake de bestrijding van omkoping en corruptie in alle rechtsgebieden waarin wij actief zijn.
Werkingssfeer
In dit beleid betekent derde partij elke persoon of organisatie waarmee u in contact komt tijdens uw werk voor ons, en omvat daadwerkelijke en potentiële klanten, klanten, leveranciers, distributeurs, zakelijke contacten, agenten, adviseurs, en overheids- en publieke instanties, met inbegrip van hun adviseurs, vertegenwoordigers en ambtenaren, politici en politieke partijen.
Dit beleid is van toepassing op alle personen die werkzaam zijn op alle niveaus en in alle rangen, met inbegrip van senior managers, leidinggevenden, directeuren, werknemers (vast, tijdelijk of tijdelijk), consultants, contractanten, stagiairs, gedetacheerd personeel, thuiswerkers, tijdelijke werknemers en uitzendkrachten, vrijwilligers, stagiaires, agenten, sponsors, of enige andere persoon die verbonden is aan ons, of een van onze dochterondernemingen of hun werknemers, waar dan ook gevestigd (in dit beleid gezamenlijk aangeduid als werknemers).
Steekpenningen
Werknemers mogen zich niet inlaten met enige vorm van omkoping, noch rechtstreeks, noch via een derde (zoals een agent of distributeur).
Geschenken en gastvrijheid
Werknemers mogen geen geschenken of gastvrijheid aanbieden of verlenen die als onwettig of ongepast kunnen worden beschouwd, of die in strijd zijn met het beleid van de ontvanger.
Werknemers mogen geen geschenken of gastvrijheid van onze zakenpartners aanvaarden indien de suggestie wordt gewekt dat een wederdienst zal worden verwacht of geïmpliceerd.
Indien hierboven de goedkeuring van een manager is vereist, moet, indien de manager zich onder het niveau van directeur bevindt, goedkeuring worden gevraagd aan een bevoegde directeur.
Indien het niet passend is het aanbod van een geschenk af te slaan, mag het geschenk worden aanvaard, mits het vervolgens wordt aangegeven bij de manager van de werknemer en aan een goed doel wordt geschonken.
Wij beseffen dat de praktijk van het geven van relatiegeschenken van land tot land en van regio tot regio verschilt en dat wat in de ene regio normaal en aanvaardbaar is, dat in een andere regio misschien niet is. De test die moet worden toegepast is of het geschenk of de gastvrijheid in alle omstandigheden redelijk en te rechtvaardigen is. De bedoeling achter het geschenk moet altijd in overweging worden genomen.
Binnen deze parameters kan het plaatselijke management specifieke richtlijnen en beleidslijnen vaststellen om de plaatselijke professionele en industriële normen te weerspiegelen. Waar dit beleid schriftelijke goedkeuring vereist, zal de Secretaris van de Vennootschap een proces invoeren om een register bij te houden van al deze goedkeuringen.
Politieke bijdragen
Wij doen geen donaties, in contanten of in natura, ter ondersteuning van politieke partijen of kandidaten, aangezien dit kan worden opgevat als een poging om een ongepast zakelijk voordeel te behalen.
Bijdragen voor liefdadigheid
Charitatieve steun en donaties zijn aanvaardbaar (en worden zelfs aangemoedigd), of het nu gaat om diensten in natura, kennis, tijd, of directe financiële bijdragen. Werknemers moeten er echter op letten dat liefdadigheidsbijdragen niet worden gebruikt als een dekmantel voor omkoping. Wij doen alleen liefdadigheidsdonaties die legaal en ethisch zijn volgens de lokale wetten en praktijken]. Geen enkele donatie mag worden aangeboden of gedaan zonder voorafgaande goedkeuring van het management.
Alle liefdadigheidsbijdragen moeten openbaar worden gemaakt.
Uw verantwoordelijkheden
Het voorkomen, opsporen en rapporteren van omkoping en andere vormen van corruptie is de verantwoordelijkheid van iedereen die voor ons werkt of onder onze controle staat. Alle werknemers zijn verplicht activiteiten te vermijden die kunnen leiden tot, of de suggestie wekken van, een schending van dit beleid.
U moet uw manager zo snel mogelijk op de hoogte brengen als u denkt of vermoedt dat een conflict met of een inbreuk op dit beleid heeft plaatsgevonden of in de toekomst kan plaatsvinden.
Elke werknemer die dit beleid overtreedt, krijgt te maken met disciplinaire maatregelen, die kunnen uitmonden in ontslag wegens grove nalatigheid. Wij behouden ons het recht voor om onze contractuele relatie met andere werknemers te beëindigen indien zij dit beleid overtreden.
Bijhouden van gegevens
Wij moeten een financiële administratie bijhouden en passende interne controles uitvoeren om de zakelijke reden voor betalingen aan derden aan te tonen.
Wij zorgen ervoor dat alle onkostendeclaraties in verband met gastvrijheid, geschenken of uitgaven aan derden worden ingediend in overeenstemming met ons onkostenbeleid en dat de reden voor de uitgaven specifiek wordt vermeld.
Alle rekeningen, facturen, memoranda en andere documenten en bescheiden in verband met transacties met derden, zoals klanten, leveranciers en zakelijke contacten, moeten strikt nauwkeurig en volledig worden opgesteld en bijgehouden. Er mogen geen rekeningen "buiten het boekje" worden gehouden om ongeoorloofde betalingen te vergemakkelijken of te verbergen.
Hoe maak je een probleem kenbaar?
U wordt aangemoedigd om elke kwestie of verdenking van wanpraktijken in een zo vroeg mogelijk stadium aan de orde te stellen. Als u niet zeker weet of een bepaalde handeling omkoping of corruptie inhoudt, of als u
andere vragen of zorgen hebt, moet u deze bespreken met uw lijnmanager.
Wat moet u doen als u het slachtoffer bent van omkoping of corruptie?
Het is belangrijk dat u het zo snel mogelijk aan uw manager vertelt als u door een derde steekpenningen krijgt aangeboden, als u gevraagd wordt om steekpenningen te geven, als u vermoedt dat dit in de toekomst kan gebeuren, of als u denkt dat u het slachtoffer bent van een andere vorm van onwettige activiteit.
Bescherming
Werknemers die weigeren steekpenningen aan te nemen of aan te bieden, of degenen die hun bezorgdheid uiten of wangedrag van een ander melden, zijn soms bezorgd over mogelijke repercussies. Wij willen openheid aanmoedigen en zullen iedereen steunen die in het kader van dit beleid te goeder trouw oprechte bezorgdheid uit, zelfs als deze onjuist blijkt te zijn.
Wij verbinden ons ertoe te garanderen dat niemand nadelig wordt behandeld omdat hij of zij weigert deel te nemen aan omkoping of corruptie, of omdat hij of zij te goeder trouw melding maakt van het vermoeden dat een feitelijk of potentieel delict van omkoping of andere corruptie heeft plaatsgevonden, of in de toekomst kan plaatsvinden.
Schadelijke behandeling omvat ontslag, disciplinaire maatregelen, bedreigingen of andere ongunstige behandeling in verband met het uiten van een bezorgdheid.
Als de zaak niet wordt opgelost, en u bent een werknemer, dient u deze formeel aan de orde te stellen via de Klachtenprocedure van het bedrijf.
Opleiding en communicatie
Opleiding over dit beleid maakt deel uit van het introductieproces voor alle nieuwe werknemers. Alle bestaande werknemers zullen regelmatig relevante opleiding krijgen over de wijze waarop dit beleid moet worden uitgevoerd en nageleefd. Bovendien zal alle werknemers jaarlijks worden gevraagd formeel te aanvaarden dat zij zich aan dit beleid houden.
Onze nultolerantiebenadering van omkoping en corruptie moet aan alle leveranciers, aannemers en zakenpartners worden meegedeeld bij de aanvang van onze zakenrelatie met hen en, indien nodig, daarna.
Wie is verantwoordelijk voor het beleid?
De raad van bestuur heeft de algehele verantwoordelijkheid ervoor te zorgen dat dit beleid in overeenstemming is met onze wettelijke en ethische verplichtingen, en dat al degenen die onder onze controle staan het beleid naleven.
Het is de verantwoordelijkheid van het management op alle niveaus om ervoor te zorgen dat degenen die aan hen rapporteren op de hoogte zijn van dit beleid, het begrijpen en er voldoende en regelmatig over worden onderricht.
Toezicht en evaluatie
Wij zullen de doeltreffendheid van dit beleid bewaken en de uitvoering ervan evalueren, waarbij wij regelmatig de geschiktheid, toereikendheid en doeltreffendheid ervan zullen bezien. Eventuele verbeteringen zullen zo spoedig mogelijk worden aangebracht. Interne controlesystemen en -procedures zullen regelmatig aan audits worden onderworpen om zekerheid te verschaffen dat zij doeltreffend zijn in het tegengaan van omkoping en corruptie.
Alle werknemers zijn verantwoordelijk voor het welslagen van dit beleid en moeten ervoor zorgen dat zij het gebruiken om elk vermoeden van gevaar of wangedrag te melden.
Werknemers wordt verzocht commentaar te leveren op dit beleid en suggesties te doen voor de wijze waarop het zou kunnen worden verbeterd. Opmerkingen, suggesties en vragen moeten worden gericht aan uw manager.
Dit beleid maakt geen deel uit van de arbeidsovereenkomst van de werknemer en kan te allen tijde worden gewijzigd.
