Syfte
Syftet med denna policy är att upprätta kontroller för att säkerställa efterlevnad av alla tillämpliga regler mot mutor och korruption och för att säkerställa att företagets verksamhet bedrivs på ett socialt ansvarsfullt sätt.
Mutor är att erbjuda, lova, ge, acceptera eller begära en fördel som incitament för en handling som är olaglig eller ett brott mot förtroendet. En muta är en lockelse eller belöning som erbjuds, utlovas eller ges för att få en kommersiell, avtalsmässig, rättslig eller personlig fördel.
Det är vår policy att bedriva all vår verksamhet på ett ärligt och etiskt sätt. Vi har en nolltolerans mot mutor och korruption. Vi har åtagit oss att agera professionellt, rättvist och med integritet i alla våra affärer och relationer oavsett var vi är verksamma och att införa och upprätthålla effektiva system för att motverka mutor.
Vi kommer att följa alla lagar som är relevanta för att motverka mutor och korruption i alla jurisdiktioner där vi är verksamma.
Tillämpningsområde
I den här policyn avser tredje part alla individer eller organisationer som du kommer i kontakt med under ditt arbete för oss, och inkluderar faktiska och potentiella klienter, kunder, leverantörer, distributörer, affärskontakter, agenter, rådgivare, samt myndigheter och offentliga organ, inklusive deras rådgivare, representanter och tjänstemän, politiker och politiska partier.
Denna policy gäller alla individer som arbetar på alla nivåer och grader, inklusive högre chefer, tjänstemän, direktörer, anställda (oavsett om de är fast anställda, visstidsanställda eller tillfälliga), konsulter, entreprenörer, praktikanter, utstationerade medarbetare, hemarbetare, tillfälliga arbetare och inhyrd personal, volontärer, praktikanter, agenter, sponsorer eller andra personer som är knutna till oss, eller något av våra dotterbolag eller deras anställda, oavsett var de befinner sig (kollektivt kallade anställda i denna policy).
Mutor
Anställda får inte delta i någon form av mutor, vare sig direkt eller via en tredje part (t.ex. en agent eller distributör).
Gåvor och gästfrihet
Anställda får inte erbjuda eller ge någon gåva eller gästfrihet som kan betraktas som olaglig eller olämplig eller som bryter mot mottagarens policy.
Anställda får inte ta emot någon gåva eller gästfrihet från våra affärspartners om det finns någon antydan om att en gentjänst förväntas eller antyds.
Om det krävs ett godkännande av en chef ovan, och om chefen är under direktörsnivå, måste ett godkännande sökas från en lämplig direktör.
Om det inte är lämpligt att avvisa erbjudandet om en gåva kan gåvan accepteras, förutsatt att den sedan anmäls till den anställdes chef och doneras till välgörenhet.
Vi är medvetna om att praxis för att ge affärsgåvor varierar mellan olika länder och regioner och att det som kan vara normalt och acceptabelt i en region kanske inte är det i en annan. Det test som ska tillämpas är om gåvan eller gästfriheten under alla omständigheter är rimlig och försvarbar. Avsikten bakom gåvan bör alltid beaktas.
Inom dessa parametrar kan den lokala ledningen fastställa särskilda riktlinjer och policyer för att återspegla lokala yrkes- och branschstandarder. Om denna policy kräver att ett skriftligt godkännande ska ges ska företagssekreteraren införa en process för att föra ett register över alla sådana godkännanden.
Politiska bidrag
Vi ger inga donationer, vare sig i form av pengar eller naturaförmåner, till stöd för politiska partier eller kandidater, eftersom detta kan uppfattas som ett försök att få en otillbörlig affärsfördel.
Bidrag till välgörenhet
Välgörenhetsstöd och donationer är acceptabla (och uppmuntras till och med), oavsett om det rör sig om tjänster in natura, kunskap, tid eller direkta ekonomiska bidrag. Anställda måste dock se till att välgörenhetsbidrag inte används som ett sätt att dölja mutor. Vi gör endast välgörenhetsdonationer som är lagliga och etiska enligt lokala lagar och praxis]. Ingen donation får erbjudas eller göras utan ledningens förhandsgodkännande.
Alla bidrag till välgörenhet bör offentliggöras.
Ditt ansvar
Alla som arbetar för oss eller står under vår kontroll ansvarar för att förebygga, upptäcka och rapportera mutor och andra former av korruption. Alla anställda är skyldiga att undvika all verksamhet som kan leda till, eller antyda, en överträdelse av denna policy.
Du måste meddela din chef så snart som möjligt om du tror eller misstänker att en konflikt med eller ett brott mot denna policy har inträffat eller kan inträffa i framtiden.
En anställd som bryter mot denna policy kommer att drabbas av disciplinära åtgärder, som kan leda till avsked för grovt tjänstefel. Vi förbehåller oss rätten att säga upp vårt avtalsförhållande med andra arbetstagare om de bryter mot denna policy.
Bokföring
Vi måste föra bokföring och ha lämpliga interna kontroller som bevisar att det finns ett affärsmässigt skäl för att göra betalningar till tredje part.
Vi ser till att alla utgiftsdeklarationer som rör gästfrihet, gåvor eller utgifter till tredje part lämnas in i enlighet med vår utgiftspolicy och att orsaken till utgifterna anges specifikt.
Alla räkenskaper, fakturor, memoranda och andra dokument och register som rör kontakter med tredje part, t.ex. kunder, leverantörer och affärskontakter, bör upprättas och bevaras med strikt noggrannhet och fullständighet. Inga konton får föras "utanför bokföringen" för att underlätta eller dölja otillbörliga betalningar.
Hur man tar upp en fråga
Du uppmuntras att ta upp dina farhågor om eventuella problem eller misstankar om missbruk i ett så tidigt skede som möjligt. Om du är osäker på om en viss handling utgör mutor eller korruption, eller om du
har några andra frågor eller funderingar, bör du ta upp dessa med din närmaste chef.
Vad ska du göra om du har blivit utsatt för mutor eller korruption?
Det är viktigt att du så snart som möjligt berättar för din chef om du erbjuds en muta av en tredje part, om du ombeds att ge en muta, om du misstänker att detta kan hända i framtiden eller om du tror att du är ett offer för någon annan form av olaglig verksamhet.
Skydd
Anställda som vägrar att acceptera eller erbjuda en muta, eller de som uttrycker oro eller rapporterar om någon annans oegentligheter, är ibland oroliga för eventuella följder. Vi strävar efter att uppmuntra till öppenhet och kommer att stödja alla som i god tro tar upp genuina farhågor i enlighet med denna policy, även om de visar sig vara felaktiga.
Vi har åtagit oss att se till att ingen utsätts för någon negativ behandling på grund av att han eller hon vägrar att delta i mutor eller korruption, eller på grund av att han eller hon i god tro rapporterar sina misstankar om att ett faktiskt eller potentiellt mutbrott eller annat korruptionsbrott har ägt rum eller kan äga rum i framtiden.
Skadlig behandling innefattar avsked, disciplinära åtgärder, hot eller annan ofördelaktig behandling i samband med att man tar upp ett problem.
Om problemet inte har lösts och du är anställd bör du ta upp det formellt med hjälp av företagets förfarande för klagomål.
Utbildning och kommunikation
Utbildning om denna policy ingår i introduktionsprocessen för alla nyanställda. Alla befintliga anställda kommer att få regelbunden, relevant utbildning om hur de ska genomföra och följa denna policy. Dessutom kommer alla anställda årligen att uppmanas att formellt godkänna att de följer denna policy.
Vår nolltolerans mot mutor och korruption måste kommuniceras till alla leverantörer, entreprenörer och affärspartner i början av vår affärsrelation med dem och vid behov därefter.
Vem är ansvarig för policyn?
Styrelsen har det övergripande ansvaret för att se till att denna policy överensstämmer med våra juridiska och etiska skyldigheter och att alla som står under vår kontroll följer den.
Ledningen på alla nivåer är ansvarig för att se till att de som rapporterar till dem får kännedom om och förstår denna policy och att de får lämplig och regelbunden utbildning om den.
Övervakning och översyn
Vi kommer att övervaka effektiviteten och se över genomförandet av denna policy och regelbundet överväga dess lämplighet, tillräcklighet och effektivitet. Eventuella förbättringar som identifieras kommer att göras så snart som möjligt. Systemen och förfarandena för intern kontroll kommer att bli föremål för regelbundna revisioner för att ge garantier för att de är effektiva när det gäller att motverka mutor och korruption.
Alla anställda är ansvariga för att denna policy fungerar och bör se till att de använder den för att avslöja misstänkta faror eller oegentligheter.
De anställda uppmanas att kommentera denna policy och föreslå hur den kan förbättras. Kommentarer, förslag och frågor ska ställas till din chef.
Denna policy utgör inte en del av de anställdas anställningsavtal och kan ändras när som helst.
